Produktywność jako nowa forma prokrastynacji

Ten wpis kieruję głównie do osób, które interesują się produktywnością samą w sobie. Nie będzie to jednak tekst o doomscrollingu, usuwaniu TikToka ani ograniczaniu czasu spędzanego w mediach społecznościowych.

Chodzi o inny rodzaj rozproszenia. Taki, który wygląda jak praca, daje poczucie postępu i pozwala zakończyć dzień z przekonaniem, że zrobiliśmy coś wartościowego.

Nawet jeśli w rzeczywistości nie zrobiliśmy niczego, co miało znaczenie.

Na co dzień zarządzam wieloma informacjami i ich źródłami. Obsługuję kilka skrzynek pocztowych, kalendarzy, projektów i obszarów zawodowych. Potrzebuję miejsca, które pomoże mi połączyć ten bałagan w jedną spójną całość.

W takim momencie naturalnie pojawia się Notion.

Instaluję aplikację, tworzę pierwsze notatki, podłączam kalendarz, dodaję bazy danych i zaczynam zarządzać projektami. Powstają widoki, statusy, relacje, filtry i szablony. Przez chwilę wszystko wygląda dobrze. Mam wrażenie, że wreszcie kontroluję swoje obowiązki.

Potem pojawia się więcej projektów.

Każdy z nich wymaga innego podejścia. Jeden potrzebuje prostej listy zadań, drugi dokumentacji, trzeci harmonogramu, a kolejny połączenia notatek, plików, kontaktów i podjętych decyzji. Z czasem system, który miał porządkować pracę, sam staje się projektem wymagającym zarządzania.

W tym miejscu prawdopodobnie znajdzie się ktoś, kto powie, że używam Notion źle. Że źle zaprojektowałem przestrzeń, przesadziłem z bazami danych albo nie zrozumiałem metodologii.

Być może ma rację.

Potrafię jednak zarządzać informacją. Jeśli mimo tego zaczynam spędzać więcej czasu na poprawianiu systemu niż na korzystaniu z niego, problem nie musi leżeć wyłącznie w konfiguracji.

Być może nie każdy problem organizacyjny da się rozwiązać kolejnym widokiem.

Skoro nie Notion, to może Obsidian

Po pewnym czasie zaczynam szukać czegoś innego.

Notion przestaje mi wystarczać, a dodatkowo moje dane znajdują się na cudzych serwerach. Nie do końca mi to odpowiada. W ten sposób trafiam na Obsidiana.

Lokalne pliki, Markdown, szybkie działanie i brak konieczności budowania wszystkiego wokół jednej internetowej usługi. Na początku wydaje się, że właśnie tego potrzebowałem. Moja wiedza znajduje się na dysku, mogę ją kopiować, przenosić i przeglądać bez uzależniania się od jednej platformy.

Szybko pojawia się jednak kolejne pytanie:

Jak zarządzać tutaj projektami?

Wchodzę na YouTube. Pytam ChatGPT. Czytam artykuły. Okazuje się, że można zainstalować kilka wtyczek, ustawić szablony, stworzyć strukturę folderów, dodać właściwości, tagi, zapytania i zależności między notatkami.

Po chwili nie mam już aplikacji do notowania. Mam środowisko, które trzeba zaprojektować, skonfigurować i utrzymywać.

A przecież nie można zapomnieć o „second brain".

O tej koncepcji napisano już tyle, że trudno dodać coś nowego. Idea jest prosta: zewnętrzny system ma przechowywać wiedzę, odciążać pamięć i pomagać wracać do informacji wtedy, gdy są potrzebne.

Problem zaczyna się wtedy, gdy budowanie drugiego mózgu przestaje wspierać pierwszy.

Mogę wrzucić do Obsidiana setki notatek. Mogę stworzyć sieć połączeń, indeksy, mapy treści i mechanizmy automatycznego porządkowania. Mogę też poprosić Claude'a o przeanalizowanie całego mojego zbioru wiedzy.

Tylko co z tego wynika?

Często niewiele.

Mój second brain może zawierać tysiące poprawnie opisanych informacji, ale jeśli nie wpływają one na moje decyzje, pracę i sposób myślenia, pozostają jedynie uporządkowanym archiwum.

Działa poza moim first brain.

I tutaj pojawia się niewygodne pytanie: czy nadal buduję system wiedzy, czy już tylko kolekcjonuję dowody na to, że kiedyś coś przeczytałem?

Organizowanie pracy zamiast pracy

Mógłbym opisać kolejne aplikacje, ale schemat zwykle wygląda podobnie.

Najpierw pojawia się problem. Później znajduję narzędzie, które ma go rozwiązać. Następnie rozpoczyna się konfiguracja, migracja danych i dopasowywanie systemu do mojego sposobu działania. Przez kilka dni mam poczucie, że wszystko zmierza w dobrą stronę.

Po jakimś czasie zauważam, że zamiast wykonywać pracę, organizuję przestrzeń, w której kiedyś będę ją wykonywał.

Zamiast napisać tekst, tworzę system do zarządzania tekstami. Zamiast rozpocząć projekt, przygotowuję jego strukturę. Zamiast wykonać zadanie, poprawiam sposób jego oznaczania. Zamiast uporządkować kilka ważnych informacji, projektuję miejsce, które ma kiedyś przechowywać wszystkie informacje.

To nadal wygląda jak produktywność. Właśnie dlatego tak trudno zauważyć problem.

Nie siedzę przecież bezczynnie. Tworzę bazy, porządkuję notatki, konfiguruję automatyzacje i poprawiam widoki. Każda z tych czynności daje poczucie postępu. Wieczorem okazuje się jednak, że jedyną ukończoną rzeczą jest system do wykonywania pracy.

To prokrastynacja ubrana w dobry interfejs.

Nie uciekamy od obowiązków, oglądając filmy. Uciekamy, tworząc środowisko, w którym pewnego dnia zaczniemy działać lepiej.

Produktywność może stać się hobby

Najważniejszą rzeczą, jaką wyciągnąłem z korzystania z aplikacji produktywnościowych, jest świadomość, jak łatwo można marnować czas w sposób, który wygląda rozsądnie.

Produktywność może stać się hobby.

Można śledzić premiery kolejnych aplikacji, porównywać metody działania, przebudowywać systemy i testować nowe procesy. Można spędzać godziny na szukaniu odpowiedniego narzędzia, mimo że poprzednie nadal spełniało swoje zadanie.

Problem nie polega na tym, że te aplikacje są złe. Sam cały czas z nich korzystam. Problem zaczyna się wtedy, gdy narzędzie przestaje być środkiem do wykonania pracy, a staje się głównym obszarem zainteresowania.

System produktywności zaczyna wtedy przypominać grę, której nie da się ukończyć. Zawsze można poprawić widok, dodać pole, zmienić strukturę, stworzyć nowy szablon albo przenieść dane do aplikacji, która tym razem naprawdę ma rozwiązać wszystkie problemy.

Nie ma momentu, w którym system jest gotowy.

A skoro nie jest gotowy, łatwo uwierzyć, że właśnie dlatego nie możemy jeszcze rozpocząć właściwej pracy.

To wygodne przekonanie. Odpowiedzialność przestaje spoczywać na nas, a zaczyna na źle skonfigurowanym narzędziu.

Czy produktywność uzależnia jak media społecznościowe?

Nie chcę stawiać znaku równości między aplikacjami do pracy a TikTokiem czy Instagramem. Mechanizmy i cele tych produktów są inne.

Istnieje jednak podobieństwo, którego nie da się całkowicie zignorować.

W obu przypadkach możemy wpaść w pętlę kolejnych małych bodźców. W mediach społecznościowych przewijamy następną treść. W narzędziach produktywnościowych poprawiamy kolejny element systemu.

Najpierw znajdujemy nowy szablon, później aplikację, która lepiej zarządza zadaniami, następnie widok, który ma uporządkować projekty, a na końcu integrację mającą połączyć wszystkie wcześniejsze integracje. Każda zmiana daje krótkie poczucie kontroli. Wydaje się, że tym razem wszystko stanie się prostsze.

Przez kilka dni rzeczywiście może tak być.

Potem pojawia się kolejny problem, którego rozwiązaniem ma być następna zmiana.

Nie uciekamy od działania poprzez rozrywkę. Uciekamy poprzez przygotowywanie się do działania.

To bardziej podstępna forma prokrastynacji, ponieważ łatwo ją przed sobą usprawiedliwić. Możemy przecież powiedzieć, że optymalizujemy proces, porządkujemy wiedzę albo budujemy system na przyszłość.

Nie brzmi to jak marnowanie czasu.

I właśnie dlatego potrafi pochłonąć go tak dużo.

Idealny system nie istnieje

Przez długi czas myślałem, że muszę znaleźć jeden system, który połączy zadania, notatki, projekty, kalendarze, pocztę i przechowywanie wiedzy.

Dziś nie jestem przekonany, czy taki system w ogóle powinien istnieć.

Im więcej problemów próbujemy rozwiązać jednym narzędziem, tym bardziej skomplikowane staje się jego używanie. A gdy narzędzie wymaga ciągłego utrzymywania, zaczyna odbierać czas, który miało oszczędzać.

Każdy system ma swój koszt. Nie płacimy za niego wyłącznie pieniędzmi. Płacimy uwagą, czasem potrzebnym na konfigurację, koniecznością porządkowania danych i wysiłkiem związanym z podejmowaniem codziennych decyzji.

Gdzie zapisać tę informację? Do którego projektu przypisać zadanie? Czy oznaczyć je tagiem? Czy stworzyć osobną notatkę? Czy dodać kolejne pole?

Jeśli system wymaga odpowiedzi na te pytania przy każdej czynności, nie odciąża umysłu. Staje się kolejnym źródłem pracy.

Być może nie potrzebujemy jednej aplikacji do wszystkiego. Kalendarz może przechowywać rzeczy, które mają konkretny termin. Lista zadań może zawierać sprawy do wykonania. Notatki mogą służyć do zapisywania informacji, a system projektowy do koordynowania pracy wymagającej większej liczby kroków.

Nie każda informacja musi trafiać do bazy danych. Nie każda notatka musi być połączona z pięcioma innymi. Nie każdy projekt potrzebuje własnego dashboardu.

Nie wszystko musi być systemem.

Część rzeczy można po prostu zapisać, zrobić i zamknąć.

System powinien znikać

Dobry system produktywności nie powinien wymagać ciągłego myślenia o sobie.

Powinien znikać w trakcie pracy.

Jeśli codziennie muszę zastanawiać się, gdzie zapisać informację, jak oznaczyć zadanie, do jakiego projektu je przypisać i które pola uzupełnić, system nie zmniejsza obciążenia. On je tworzy.

Narzędzie powinno pomagać przejść od informacji do decyzji, a od decyzji do działania.

Nie musi przechowywać wszystkiego. Nie musi być idealne i nie musi obsługiwać każdego możliwego przypadku. Musi być na tyle proste, żebym faktycznie z niego korzystał również wtedy, gdy mam dużo pracy, brakuje mi energii albo nie mam czasu na porządkowanie danych.

System, który działa wyłącznie przy pełnym skupieniu i regularnym utrzymywaniu, nie jest odporny na rzeczywistość.

Dobry system nie powinien imponować na zrzucie ekranu. Powinien działać w poniedziałek rano, gdy mamy dziesięć spraw do załatwienia i żadnej ochoty na zarządzanie metadanymi.

Jak od tego uciec?

Nie znalazłem jednej metody, która rozwiązuje ten problem. Coraz częściej próbuję jednak oceniać każdą zmianę według tego, czy rozwiązuje realny problem, czy jedynie sprawia, że mój system wygląda na bardziej dopracowany.

Nie zmieniam narzędzia tylko dlatego, że inne ma lepszy interfejs. Nie buduję struktury dla problemów, które jeszcze nie wystąpiły. Nie zapisuję każdej informacji wyłącznie dlatego, że może się kiedyś przydać. Staram się również nie automatyzować procesów, których wcześniej nie wykonałem kilka razy ręcznie.

Automatyzowanie chaosu nie usuwa chaosu. Sprawia tylko, że zaczyna działać szybciej.

Przed dodaniem nowego narzędzia, widoku albo automatyzacji warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania. Jaki konkretny problem próbuję rozwiązać? Jak często ten problem rzeczywiście występuje? Co się stanie, jeśli przez miesiąc nic z nim nie zrobię?

Jeśli trudno udzielić konkretnej odpowiedzi, prawdopodobnie nie potrzebujemy kolejnego elementu systemu.

Pomaga mi również oddzielenie czasu przeznaczonego na utrzymywanie narzędzi od czasu właściwej pracy. Jeśli podczas pisania artykułu zauważam, że brakuje mi kategorii albo widoku, zapisuję tę uwagę i wracam do niej później. Nie przebudowuję całego środowiska w połowie zadania.

Najważniejsze pozostaje jednak jedno pytanie:

Czy ta zmiana pomoże mi wykonać konkretną pracę, czy tylko da mi poczucie, że się do niej przygotowuję?

Różnica jest niewielka, ale jej skutki potrafią być duże.

Narzędzia nadal są potrzebne

Nie chcę tym wpisem oceniać negatywnie Notion, Obsidiana ani innych aplikacji. Sam z nich korzystam i nadal będę korzystał.

Pomagają przechowywać wiedzę, planować projekty i porządkować obowiązki. Nie rozwiązują jednak automatycznie problemów z priorytetami, podejmowaniem decyzji, koncentracją czy konsekwencją.

Aplikacja może pokazać mi zadanie, ale nie wykona go za mnie. Może przechować notatkę, ale nie sprawi, że ją zrozumiem. Może połączyć informacje, ale nie zagwarantuje, że wyciągnę z nich wnioski.

Narzędzia wspierają pracę, ale nie zastępują myślenia i działania.

Dlatego coraz częściej dochodzę do wniosku, że dobry system produktywności to nie ten, który potrafi najwięcej. To taki, który pozwala przestać myśleć o systemie i rozpocząć pracę, dla której został stworzony.

Być może najbardziej produktywną rzeczą, jaką możemy zrobić ze swoim systemem produktywności, jest w pewnym momencie przestać go rozwijać.